転職活動で履歴書を作成する前に知っておきたいこと
転職活動では、応募先の企業から履歴書の提出を求められることがあります。久しぶりに履歴書を書く場合、「どこから書けばいいのか」「新卒の就職活動と同じ書き方でいいのか」と迷う人もいるでしょう。
履歴書は、氏名や連絡先、学歴・職歴、資格など、自分の基本的な情報を応募先へ伝えるための書類です。書式によって項目は異なるため、使用する履歴書の内容を確認しながら作成します。
また、応募先から履歴書の形式や提出方法について指定されている場合は、その案内を確認することが大切です。
この記事では、転職活動で履歴書を作成するときの基本的な考え方から、氏名・連絡先、学歴・職歴などを書く際に確認したいポイントまで初心者向けに紹介します。
履歴書を書く前に準備しておくもの
履歴書を書き始める前に、必要な情報や資料を手元に用意しておくと作成を進めやすくなります。
特に転職経験がある場合や職歴が長い場合は、過去の入社・退職時期などを思い出しながら書くよりも、事前に経歴を整理しておくとよいでしょう。
これまでの学歴と職歴を整理する
まずは、自分の学歴と職歴を時系列で整理してみましょう。
学校名や会社名だけでなく、入学・卒業、入社・退職などの年月も確認しておきます。転職経験が複数ある場合は、それぞれの勤務先について整理しておくと履歴書へ記載しやすくなります。
会社名や学校名については、略称ではなく正式名称を確認しておくとよいでしょう。過去の資料などが残っている場合は、それらを確認しながら整理する方法もあります。
保有している資格や免許を確認する
資格や免許を記載する欄がある場合は、自分が取得しているものについて名称や取得年月を確認しておきましょう。
普段使っている呼び方と正式な資格名称が異なる場合もあるため、記載前に確認しておくと安心です。
応募する仕事に関連する資格がある場合は、求人に記載されている応募条件なども確認しながら記入しましょう。
応募先からの指定を確認する
履歴書を作成する前に、求人情報や企業から届いた案内を確認しましょう。
企業によっては、使用する書式、ファイル形式、提出方法などが指定されている場合があります。Web上から提出するケースや、応募フォームへ直接情報を入力するケースもあります。
自分で書式を選ぶ前に、応募先から指定がないか確認しておくことで、作成後のやり直しを減らしやすくなります。
履歴書の日付・氏名・連絡先を書くときのポイント
履歴書の上部には、日付、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載する欄が設けられていることがあります。
基本的な情報だからこそ、入力後に誤りがないか確認しておきましょう。
日付の表記をそろえる
履歴書では、日付のほか、学歴・職歴や資格などで年月を記載することがあります。
西暦と和暦のどちらを使用する場合でも、履歴書の中で表記が混在すると読みづらくなることがあります。書類全体で表記方法をそろえておくと見やすくなります。
提出日などの日付については、応募先から案内がある場合はその内容も確認しましょう。
氏名は読みやすく記載する
氏名は、履歴書の指定された欄へ記載します。ふりがなを記載する欄がある場合は、書式に合わせて入力しましょう。
手書きの場合は読みやすさを意識し、パソコンで作成する場合も文字が小さくなりすぎていないか確認します。
完成後は、漢字やふりがなに誤りがないか改めて見直しておきましょう。
連絡を確認できる電話番号やメールアドレスを記載する
電話番号やメールアドレスは、応募後の連絡に使用される場合があります。
在職中に転職活動をしている場合は、現在の勤務先ではなく、自分で管理している連絡先を使用するとよいでしょう。
メールアドレスを記載するときは、入力間違いがないか確認します。また、応募後は企業からの連絡を確認できるよう、メールや着信などを定期的にチェックしておきましょう。
学歴欄を書くときに確認したいポイント
履歴書には、これまでの学歴を記載する欄が設けられていることがあります。
どの時点から学歴を書くかなどは、使用する履歴書や応募先の指定などによって確認が必要な場合があります。まずは書式を確認し、自分の経歴を時系列で整理して記載しましょう。
学校名や学部名などを確認する
学校名だけでなく、必要に応じて学部・学科などを記載することがあります。
名称を省略せずに記載する場合は、当時の正式名称を確認しておくとよいでしょう。
入学と卒業の年月についても、記憶だけに頼らず、確認できる資料がある場合は照らし合わせながら記載します。
時系列が分かるように整理する
学歴は、入学・卒業などの流れが分かるように年月とともに記載します。
書き終えたら、年月の順番に間違いがないか確認しましょう。職歴と合わせて確認することで、卒業から入社までの流れなども見直しやすくなります。
経歴について個別に判断が必要な部分がある場合は、応募先の案内や使用する履歴書の記入方法なども確認しながら作成しましょう。
職歴欄を書くときに確認したいポイント
転職時の履歴書では、これまで勤務してきた会社について職歴欄へ記載します。転職経験がある場合は、入社・退職の流れが分かるように時系列で整理しておきましょう。
勤務していた会社の名称や在籍期間などは、応募先がこれまでの経歴を確認するための情報になります。記憶だけに頼らず、確認できる資料があれば照らし合わせながら作成するとよいでしょう。
会社名は正式名称を確認する
職歴を記載するときは、勤務していた会社の正式名称を確認しましょう。普段は略称で呼んでいた会社でも、履歴書では正式名称を記載する方法があります。
会社名が在籍中に変更されている場合など、どのように記載するか迷うケースもあります。その場合は、当時の資料などで名称を確認し、必要に応じて現在の名称が分かるよう補足する方法も検討します。
会社名だけでなく、入社・退職した年月についても間違いがないか確認しておきましょう。
入社と退職の流れが分かるように記載する
職歴欄は、いつ入社し、いつ退職したのかが分かるように整理します。複数回の転職経験がある場合も、基本的には時系列に沿って記載します。
現在も勤務している会社がある場合は、在職中であることが分かるよう、使用している履歴書の記入方法などを確認して記載しましょう。
退職理由について詳しい説明が必要かどうかは、書類の形式や状況によって異なります。履歴書だけですべてを説明しようとせず、まずは経歴を分かりやすく整理することを意識しましょう。
履歴書と職務経歴書の内容を確認する
転職活動では、履歴書とあわせて職務経歴書の提出を求められる場合があります。
履歴書では基本的な経歴を伝え、職務経歴書では担当してきた仕事内容や経験などを詳しく記載する形式が一般的です。
両方を提出する場合は、勤務先や入社・退職年月などの基本情報に食い違いがないか確認しましょう。作成後に2つの書類を並べて見直すと確認しやすくなります。
免許・資格欄を書くときのポイント
履歴書に免許・資格欄がある場合は、取得している免許や資格について記載します。
資格名や取得年月に誤りがないよう、手元にある証明書や資格を管理している団体などの情報を確認しながら記載するとよいでしょう。
資格の名称を確認してから記載する
資格には、普段使用されている略称と正式名称が異なるものがあります。履歴書へ記載するときは、名称を確認してから記入しましょう。
複数の資格を持っている場合は、使用している履歴書のスペースや応募する仕事との関連などを考えながら整理します。
求人で特定の資格が応募条件として示されている場合は、自分がその条件を満たしているかについても確認しておきましょう。
取得年月も確認する
資格名だけでなく、取得した年月を記載する形式の履歴書もあります。
取得した時期を正確に覚えていない場合は、資格証明書など確認できる資料を探してみましょう。
学歴・職歴欄で西暦を使用している場合は資格欄でも西暦を使用するなど、履歴書全体で年月の表記をそろえると読みやすくなります。
志望動機を書くときに考えたいこと
履歴書の書式によっては、志望動機を記載する欄があります。志望動機では、「なぜこの仕事や企業に応募したのか」を自分の経験や希望と結び付けながら整理します。
どの企業にもそのまま使える文章を用意するのではなく、応募する企業や仕事内容を確認してから内容を考えてみましょう。
応募する企業や仕事内容を確認する
志望動機を書く前に、求人情報や企業のWebサイトなどを確認し、応募する仕事について情報を集めます。
仕事内容、事業内容、求められている経験などを確認すると、自分がその求人に興味を持った理由を整理しやすくなります。
企業について十分に確認しないまま文章を作ると、別の企業にも当てはまる内容になりやすいため注意しましょう。
これまでの経験とのつながりを考える
転職の場合は、これまでの仕事で経験してきたことと、応募する仕事とのつながりを考える方法があります。
例えば、これまで担当してきた業務の中で応募先でも活かせそうな経験があれば、志望理由とあわせて整理してみましょう。
異なる職種へ転職する場合も、これまでの経験の中から共通して活かせそうなことがないか振り返ってみると、志望動機を考える材料になります。
抽象的な表現だけにならないようにする
「成長したい」「興味がある」といった言葉だけでは、なぜその企業へ応募したのかが伝わりにくい場合があります。
なぜ興味を持ったのか、これまでのどのような経験と関係しているのかなど、自分なりの理由を整理してみましょう。
ただし、文章を長くすればよいわけではありません。履歴書の記入欄の大きさなども考えながら、伝えたい内容を整理することが大切です。
本人希望欄は何を書く？
履歴書には「本人希望記入欄」などが設けられている場合があります。この欄に何を書けばよいか迷う人もいるでしょう。
本人希望欄の使い方は、応募先の案内や履歴書の書式なども確認したうえで判断します。
伝える必要がある条件を整理する
勤務地や勤務時間などについて、応募するうえで事前に伝える必要がある事情や条件がある場合は、どの段階で伝えるべきか整理しておきましょう。
ただし、自分の希望をすべて履歴書へ並べればよいとは限りません。求人情報ですでに示されている条件も確認しながら、応募時に伝える必要がある内容かを考えます。
記載方法について指定がある場合は、その案内に沿って作成しましょう。
給与などの条件だけで欄を埋めない
転職では給与や休日なども重要な条件ですが、本人希望欄へ希望条件をどこまで記載するかは慎重に考えましょう。
求人情報に提示されている条件を確認し、選考の中で確認する内容と履歴書へ記載する内容を整理することが大切です。
何を記載すればよいか判断できない場合は、使用している履歴書の記入案内や応募先からの説明などを確認してみましょう。
履歴書に写真を使用するときに確認したいこと
使用する履歴書や応募先によっては、写真の添付を求められる場合があります。写真が必要な場合は、応募先からサイズや提出方法などの指定がないか確認しましょう。
紙の履歴書に写真を貼る場合と、Web上で画像データを提出する場合では準備方法も異なります。応募方法に合わせて用意することが大切です。
応募先から写真の指定がないか確認する
まずは、求人情報や応募時の案内に写真についての指定がないか確認します。
画像データを使用する場合は、ファイル形式やデータ容量などが指定されることもあります。履歴書を作成してから準備するのではなく、必要なものを事前に確認しておくと進めやすくなります。
写真と現在の印象が大きく異ならないか確認する
以前撮影した写真が手元に残っていても、現在の外見と大きく異なっている場合があります。
古い写真をそのまま使用するのではなく、応募時点で使用する写真として適しているか確認しましょう。また、応募先から撮影時期について指定がある場合は、その案内に沿って準備します。
履歴書は手書きとパソコン作成のどちらがいい？
履歴書を作成するとき、「手書きとパソコンのどちらにすればよいのだろう」と迷う人もいるでしょう。
応募先から作成方法について指定されている場合は、その内容を確認します。特に指定がない場合は、提出方法や使用する書式などを考えながら作成方法を検討しましょう。
パソコンで作成する場合
パソコンで履歴書を作成すると、入力した内容を修正したり、経歴などの基本情報を管理したりしやすいという特徴があります。
複数の企業へ応募する場合でも、基本的な経歴を確認しながら、それぞれの応募先に合わせて志望動機などを見直すことができます。
ただし、以前作成した履歴書を利用する場合は、企業名や志望動機、日付などが別の応募先のまま残っていないか注意しましょう。
手書きで作成する場合
手書きで提出する場合は、読みやすさを意識して記入しましょう。
記入する前に学歴や職歴、資格などを別の紙やデータに整理しておくと、年月などの間違いを減らしやすくなります。
応募先から特定の作成方法を求められている場合は、自己判断で変更せず、案内を確認したうえで対応しましょう。
履歴書を提出する前にチェックしたいポイント
履歴書を書き終えたら、そのまま提出するのではなく、最初から最後まで一度見直してみましょう。
内容そのものだけでなく、誤字や年月、連絡先などの基本情報も確認することが大切です。
氏名・住所・連絡先に誤りがないか
氏名や住所だけでなく、電話番号やメールアドレスも確認しましょう。
特にメールアドレスは一文字違うだけでも、応募後の連絡を確認できない可能性があります。入力した内容と普段使用している連絡先を照らし合わせてみましょう。
学歴・職歴の年月に間違いがないか
入学・卒業、入社・退職などの年月も改めて確認します。
職務経歴書を一緒に提出する場合は、履歴書と職務経歴書で勤務期間などの情報が一致しているかも見ておきましょう。
西暦と和暦が書類内で混在していないかについても確認しておくと、全体を読みやすく整えられます。
応募先に合わせた内容になっているか
複数の企業へ応募している場合に特に注意したいのが、別の応募先に向けて作成した内容が残っていないかという点です。
志望動機などを以前の履歴書から編集した場合は、応募する企業の仕事内容や求人情報と内容が合っているか確認しましょう。
ファイル名についても、提出する相手が確認する可能性を考え、内容が分かりやすい名称になっているか見直しておくとよいでしょう。
履歴書で避けたい作成時のミス
履歴書では、内容を充実させることだけでなく、基本的なミスを減らすことも大切です。完成後に少し時間を置いて読み返すと、作成中には気付かなかった部分を見つけられることがあります。
確認せずに古い履歴書を使い回す
過去の転職活動で作成した履歴書が残っている場合、基本情報を入力する手間を減らすために活用することもできます。
ただし、日付や住所、職歴などが現在の情報と異なっている可能性があります。志望動機についても、以前応募した企業向けの文章が残っていないか確認しましょう。
記憶だけで経歴を書かない
勤務期間が長かったり転職経験が複数あったりすると、入社や退職の年月を正確に思い出せないこともあります。
確認できる資料がある場合は、記憶だけで記載せず、資料と照らし合わせながら経歴を整理してみましょう。
一度、自分の学歴・職歴・資格を時系列にまとめておけば、職務経歴書など別の応募書類を作成するときにも確認しやすくなります。
履歴書は基本情報を確認しながら丁寧に作成しよう
転職活動で使用する履歴書には、氏名や連絡先、学歴・職歴、資格、志望動機など、さまざまな情報を記載します。
最初から文章を書き始めるのではなく、これまでの経歴や資格、応募先からの指定などを整理してから作成すると進めやすくなります。
特に職歴の年月や連絡先などは、提出前に改めて確認しておきたいポイントです。職務経歴書も提出する場合は、両方の書類で基本情報に食い違いがないか確認しましょう。
また、履歴書の形式や提出方法について応募先から指定されている場合は、その案内を確認することが大切です。
完成したら一度全体を読み返し、誤字や入力漏れがないか確認したうえで提出しましょう。
