職務経歴書とは？履歴書との違いを確認しよう
転職活動では、履歴書とあわせて「職務経歴書」の提出を求められることがあります。初めて転職する人の場合、「履歴書とは何が違うのか」「どのような内容を書けばいいのか」と迷うこともあるでしょう。
職務経歴書は、これまで経験してきた仕事の内容や担当業務などを応募先へ伝えるための書類です。勤務先や在籍期間だけではなく、どのような仕事を担当してきたのかを整理して記載します。
ただし、応募先によって提出書類や指定される形式が異なる場合があります。職務経歴書を作成するときは、求人情報や応募先からの案内も確認しましょう。
この記事では、初めて職務経歴書を作成する人に向けて、基本的な構成や職歴の整理方法、担当業務をまとめるときのポイントなどを紹介します。
履歴書は基本情報を整理する書類
履歴書には、氏名や住所などの基本情報のほか、学歴・職歴、資格、志望動機などを記載する欄が設けられていることがあります。
職歴についても記載しますが、スペースが限られているため、勤務していた会社名や入社・退職年月などを中心にまとめる形式が一般的です。
一方、職務経歴書では、それぞれの勤務先で担当した仕事内容などを、履歴書より詳しく記載できます。
職務経歴書では仕事の経験を具体的に整理する
同じ職種で働いていた人でも、勤務していた会社や部署などによって担当してきた仕事は異なります。
職務経歴書では、「どの会社で働いていたか」だけでなく、「どのような業務を担当していたか」「どのような経験をしてきたか」などを整理します。
応募先の仕事内容とこれまでの経験を照らし合わせながら、伝える内容を考えていきましょう。
職務経歴書を書く前にこれまでの経験を整理する
職務経歴書を作成するときは、いきなり文章を書き始めるのではなく、まずこれまでの仕事について振り返ってみましょう。
先に情報を整理しておくことで、記載する内容を選びやすくなり、入社年月などの確認もしやすくなります。
勤務先と在籍期間を書き出す
最初に、これまで勤務した会社と在籍期間を時系列で書き出してみましょう。
会社名、入社年月、退職年月などを整理します。現在も勤務している場合は、そのことが分かるようにまとめておきます。
転職経験が複数ある場合は、それぞれの会社について同じように整理しましょう。履歴書も作成している場合は、両方の書類で年月などに違いがないか確認することも大切です。
所属部署や担当した仕事を書き出す
次に、それぞれの勤務先で所属していた部署や担当した仕事を振り返ります。
例えば、営業職であれば顧客への提案や問い合わせ対応、事務職であれば資料作成やデータ入力など、日常的に担当していた仕事を書き出してみましょう。
この段階では文章としてきれいにまとめる必要はありません。まずは思い出せる仕事内容を箇条書きなどで整理しておくと、後から職務経歴書へまとめやすくなります。
仕事の中で工夫したことも振り返る
担当業務だけでなく、仕事を進めるうえで工夫したことについても振り返ってみましょう。
例えば、「問い合わせ内容を整理するために記録方法を見直した」「作業手順を整理して共有した」など、自分が日々の業務で意識していたことも経験の一つです。
特別な実績だけを探そうとすると、書く内容が思い浮かばないことがあります。まずは普段の仕事でどのような役割を担っていたのかを整理してみることがポイントです。
職務経歴書の基本的な構成を確認する
職務経歴書には複数のまとめ方があり、応募先から形式が指定される場合もあります。指定がない場合は、自分の職歴を読み手が把握しやすい形に整理することを意識しましょう。
一般的には、職務要約、勤務先ごとの職務経歴、活かせる経験・スキル、自己PRなどを記載する形式があります。
職務要約
職務要約は、これまでどのような仕事を経験してきたのかを簡潔にまとめる部分です。
勤務した会社を一社ずつ詳しく説明するのではなく、「どのような業界で、どのような仕事を経験してきたのか」など、経歴の概要が分かるように整理します。
職歴が複数ある場合も、まず全体像が分かるようにまとめてから、後の項目でそれぞれの仕事内容を詳しく説明すると読み進めやすくなります。
勤務先ごとの職務経歴
職務経歴の部分では、勤務していた会社や在籍期間、所属部署、担当業務などを整理します。
転職経験がある場合は、勤務先ごとに分けることで、どの時期にどのような仕事をしていたのかを確認しやすくなります。
担当業務を書くときは、職種名だけで終わらせず、実際にどのような仕事を担当していたのかを具体的に整理してみましょう。
活かせる経験やスキル
職務経歴書では、これまでの仕事を通して身につけた経験やスキルをまとめる場合があります。
例えば、業務で使用していたソフトやツール、仕事を通して経験した業務などが考えられます。
応募先の求人情報を確認し、仕事内容と関連する経験がある場合は、読み手が分かるように整理して記載しましょう。
担当業務は具体的に分かるように整理する
職務経歴書で担当業務を書くときは、職種名だけではなく、実際にどのような仕事を担当していたのかが分かるように整理してみましょう。
例えば「営業を担当」とだけ記載するよりも、どのような顧客を対象として、どのような業務を行っていたのかを整理すると、これまでの経験が伝わりやすくなります。
ただし、担当した仕事をすべて細かく記載すると、かえって重要な情報を把握しにくくなる場合があります。応募する仕事との関連も考えながら、伝えたい業務を整理しましょう。
「誰に・何を・どのように」を考えてみる
担当業務を具体的にする方法の一つとして、「誰に対して」「何を」「どのように行っていたのか」を振り返る方法があります。
営業職であれば、法人・個人などの顧客層、取り扱っていた商品やサービス、電話・訪問・オンラインなどの営業方法について整理できます。
事務職であれば、どの部署でどのような書類を作成していたのか、どのようなツールを使用していたのかなどを振り返ってみましょう。
自分にとって日常的な業務でも、応募先の担当者が仕事内容を詳しく知っているとは限りません。初めて読む人にも仕事内容がイメージしやすい表現を意識するとよいでしょう。
社内だけで通じる言葉には注意する
前の勤務先で日常的に使用していた言葉でも、別の企業では意味が伝わりにくいことがあります。
社内独自の部署名やシステム名、略称などを記載する場合は、その言葉だけで仕事内容を説明しないようにしましょう。
一般的な表現へ置き換えたり、必要に応じて簡単な説明を加えたりすると、経験してきた仕事を理解してもらいやすくなります。
実績や成果を書くときは確認できる範囲でまとめる
職務経歴書では、担当業務とあわせて仕事の実績や成果を記載する場合があります。
実績を書くときは、印象を良くするために数字を大きく見せるのではなく、自分で説明できる内容を記載することが大切です。
数字で示せる内容があるか振り返る
担当した顧客数や案件数、売上など、仕事によっては経験を数字で整理できることがあります。
例えば「多くの顧客を担当した」といった表現より、確認できる具体的な数字があれば、業務の規模を伝える材料になります。
ただし、正確な数字を確認できない場合に推測で記載することは避けましょう。数値を使用する場合は、自分で内容を説明できるかも確認しておくとよいでしょう。
数字にしにくい経験も整理する
すべての仕事で分かりやすい数字や実績があるとは限りません。数字を出しにくい職種だからといって、職務経歴書に書けることがないわけではありません。
業務手順を整理した経験、新しいスタッフへの説明を担当した経験、他部署と連携して仕事を進めた経験なども、これまでの仕事を伝える材料になります。
「何をしたか」だけでなく、「どのような役割を担当したか」「どのような工夫をしたか」という視点でも振り返ってみましょう。
守秘義務や社外秘の情報に注意する
具体性を意識するあまり、前職の顧客情報や社外に公開されていない情報などを記載しないよう注意が必要です。
過去の仕事についてどこまで記載できるか判断に迷う場合は、個別の顧客名や機密情報を記載せず、自分の役割や経験が伝わる範囲でまとめる方法を検討しましょう。
自己PRは応募先との接点を考えてまとめる
職務経歴書に自己PRを記載する場合は、自分の特徴を並べるだけでなく、これまでの仕事で経験したことをもとに内容を考えてみましょう。
応募する求人の仕事内容を確認し、自分の経験の中から関連する部分を探すと内容を整理しやすくなります。
最初に伝えたい経験を一つ決める
自己PRを書くときに、経験や長所をいくつも盛り込むと、何を伝えたいのか分かりにくくなることがあります。
まずは応募する仕事と関連がありそうな経験を一つ選び、それを中心に文章を組み立ててみましょう。
例えば、複数の関係者と調整しながら仕事を進めた経験を伝えたい場合は、その特徴が表れた具体的な業務を振り返ります。
具体的な経験を添える
「コミュニケーション能力があります」「責任感があります」といった表現だけでは、どのような経験からそう考えているのかが伝わりにくい場合があります。
そこで、自分が担当した仕事や工夫したことなど、根拠となる具体的な経験をあわせて整理してみましょう。
「どのような状況で」「何を考えて行動したのか」「どのような経験につながったのか」という流れで振り返ると、文章を組み立てる材料になります。
未経験の職種へ応募するときの職務経歴書の考え方
これまで経験した職種とは異なる仕事へ応募する場合、「直接関係する経験がないから書けることがない」と感じる人もいるかもしれません。
その場合は、職種名だけで経験を区切るのではなく、応募先の仕事内容とこれまでの仕事に共通する部分がないかを考えてみましょう。
これまでの経験から共通点を探す
異なる職種でも、仕事の中で使用する経験やスキルに共通点がある場合があります。
例えば、接客経験で培った顧客対応、事務職で経験したパソコン操作、チームで仕事を進めた経験などは、別の仕事でも関連する場合があります。
求人情報を確認し、応募先でどのような仕事を担当するのかを理解したうえで、自分の経験との接点を探してみましょう。
経験していないことを経験したように書かない
未経験の仕事へ応募するときでも、経験していない業務を経験したように記載することは避けましょう。
これまで経験してきたことと、これから身につけたいことを分けて整理することが大切です。
直接的な経験がなくても、関連する経験やこれまで取り組んできたことを具体的にまとめることで、自分の職歴を応募先へ伝える材料にできます。
職務経歴書は読みやすさも意識して整える
職務経歴書では、記載する内容だけでなく、読み手が経歴を確認しやすいように整理することも大切です。
経験してきたことを詳しく伝えようとして文章量が多くなると、どこが重要なのか分かりにくくなる場合があります。完成後は内容とあわせて、全体の読みやすさも確認しましょう。
見出しを使って情報を分ける
職務要約、職務経歴、活かせる経験・スキル、自己PRなど、内容ごとに項目を分けると情報を確認しやすくなります。
勤務先が複数ある場合も、会社ごとに在籍期間や担当業務を整理すると、経歴の流れが分かりやすくなります。
使用する書式によって項目は異なるため、決まった構成に無理に合わせるのではなく、自分の職歴を整理しやすい方法を検討しましょう。
長い文章だけで説明しない
担当業務をすべて長い文章で記載すると、仕事内容を把握しにくくなることがあります。
仕事内容や使用したツールなど、情報によっては箇条書きを利用する方法もあります。一方、自己PRなど理由や背景を伝えたい部分は文章で説明するなど、内容に応じて整理するとよいでしょう。
作成後は自分でも読み返し、「どの会社で何をしていたのか」を短時間で把握できるか確認してみましょう。
文字の大きさや表記をそろえる
パソコンで作成する場合は、文字の大きさやフォント、見出しの形式などが途中で変わっていないか確認しましょう。
また、年月を西暦で記載する部分と和暦で記載する部分が混在していないかなど、表記方法についても確認します。
装飾を増やすことよりも、情報の区切りや順番が分かりやすい状態になっているかを意識するとよいでしょう。
職務経歴書を作成するときに避けたいポイント
職務経歴書を作成するときは、自分を良く見せることだけを意識するのではなく、これまでの経験を正確に伝えることが重要です。
提出後の面接では、職務経歴書に記載した内容について質問される場合もあります。自分で説明できる内容になっているか確認しましょう。
抽象的な表現だけでまとめない
「さまざまな仕事を経験しました」「多くの業務を担当しました」といった表現だけでは、具体的な仕事内容が伝わりにくい場合があります。
担当していた業務や役割などを整理し、読み手が仕事内容をイメージできる情報を加えてみましょう。
ただし、細かな作業をすべて記載する必要はありません。応募する仕事との関連性なども考えながら情報を選ぶことが大切です。
実際の経験以上に大きく表現しない
職務経歴書では、実績や担当業務について具体的に書くことがありますが、実際に経験した範囲を超えて表現することは避けましょう。
例えば、チームの一員として参加した仕事を自分一人で行ったように記載すると、実際の役割と文章の内容に違いが生じます。
チームで担当した場合は、その中で自分がどのような役割を担ったのかを整理すると、経験をより正確に伝えやすくなります。
履歴書と職務経歴書の内容を照らし合わせる
履歴書と職務経歴書を両方提出する場合は、それぞれを別々に確認するだけでなく、2つの書類を照らし合わせてみましょう。
特に勤務先や在籍期間などの基本情報に食い違いがあると、読み手が経歴を確認しにくくなる場合があります。
会社名や在籍期間を確認する
履歴書と職務経歴書に記載した会社名、入社年月、退職年月などが一致しているか確認します。
会社名の略称と正式名称が混在していないかについても見ておきましょう。
転職回数が多い場合は、勤務先と在籍期間を別に一覧へまとめ、それをもとに両方の書類を作成する方法もあります。
内容に矛盾がないか確認する
勤務期間だけでなく、所属部署や担当していた仕事内容などについても、大きな食い違いがないか確認しておきましょう。
履歴書では職歴を簡潔に、職務経歴書では仕事内容を詳しく記載するなど、情報量に違いがあること自体は不自然ではありません。
大切なのは、同じ経歴について異なる内容になっていないかを確認することです。
提出前に職務経歴書をチェックしよう
職務経歴書が完成したら、すぐに提出するのではなく、最初から最後まで読み返してみましょう。
文章を作成している途中では気づかなかった誤字や情報の不足が見つかることもあります。
基本情報に間違いがないか確認する
会社名、在籍期間、部署名、資格名など、記載した情報に間違いがないか確認します。
数字を使用して実績などを記載した場合は、その数字についても改めて確認しましょう。
応募先から提出形式やファイル形式などが指定されている場合は、その条件に合っているかも確認します。
応募する仕事に関係する経験が伝わるか確認する
完成した職務経歴書を読み返し、応募する仕事と関連する経験が分かりやすい位置に記載されているか確認してみましょう。
過去の経験をすべて同じ分量で書くのではなく、応募先に伝えたい経験が分かるように情報を整理することもポイントです。
求人情報をもう一度確認し、募集されている仕事内容と自分の職務経歴書を照らし合わせてみるとよいでしょう。
ファイルを開いて最終確認する
職務経歴書をデータで提出する場合は、完成したファイルを実際に開いて表示を確認しましょう。
編集画面では問題がなくても、保存したファイルでは改ページや文字の位置が変わっている場合があります。
ファイル名やページの抜けなども確認し、応募先から指定された方法で提出できる状態になっているか見直しましょう。
職務経歴書はこれまでの仕事を整理するところから始めよう
職務経歴書を作成するときは、いきなり完成した文章を書こうとするのではなく、これまでの勤務先や担当業務、仕事で工夫したことなどを書き出すところから始めると整理しやすくなります。
そのうえで、職務要約、勤務先ごとの職務経歴、活かせる経験・スキル、自己PRなどに情報を分けてまとめていきましょう。
実績を記載するときは確認できる情報を使用し、経験していないことを経験したように表現しないことも大切です。また、前職の機密情報などを記載しないよう注意しましょう。
完成後は履歴書との整合性や誤字、在籍期間などを確認します。応募先から書式や提出方法について指定されている場合は、その案内も改めて確認しましょう。
職務経歴書は、これまでどのような仕事を経験してきたのかを応募先へ伝えるための書類です。まずは自分の職歴を振り返り、読み手が経歴を把握しやすい形に整理することを意識して作成してみましょう。
