退職が決まったらやることを整理しよう
会社と退職日について確認できたら、最終出勤日までに必要な準備を進めていきます。
退職前には、担当業務の引き継ぎ、会社から借りているものの返却、必要書類の確認など、複数の対応が発生することがあります。
一度にすべて進めようとすると確認漏れが起こることもあるため、やることをチェックリストにして整理しておくと便利です。
この記事では、退職が決まってから最終出勤日までに確認しておきたいことを、時系列に沿って紹介します。勤務先によって必要な手続きは異なるため、会社からの案内や就業規則もあわせて確認しましょう。
退職日と最終出勤日を確認する
最初に確認しておきたいのが、「退職日」と「最終出勤日」です。
退職日は会社に在籍する最後の日を指し、有給休暇などを退職前に取得する場合は、実際に出勤する最後の日と異なることがあります。
今後の予定を立てるときに混同しないよう、それぞれの日付を分けて記録しておきましょう。
最終出勤日までの予定を書き出す
退職日と最終出勤日が分かったら、それまでに行うことを書き出します。
引き継ぎ、書類の提出、貸与品の返却、社内外への挨拶など、自分に必要となる項目を整理しましょう。
それぞれに期限が設定されている場合は、「何をするか」だけでなく「いつまでに行うか」も記録しておくとスケジュールを確認しやすくなります。
退職前のチェックリストを作成する
退職前に必要となる対応は、勤務先や担当している仕事によって異なります。
まずは大きな項目に分け、その後、自分に必要な作業を追加していく方法があります。
主なチェック項目を確認する
退職前に確認する項目としては、担当業務の引き継ぎ、社内手続き、貸与品の返却、会社から受け取る書類、有給休暇、最終出勤日の予定などが挙げられます。
取引先を担当している場合は、後任者への引き継ぎや挨拶についても確認が必要になることがあります。
会社独自の手続きが用意されている場合もあるため、一般的なチェックリストだけで完結させず、勤務先からの案内も確認しましょう。
期限のあるものから予定を決める
チェック項目を書き出したら、期限が決まっているものを確認します。
例えば、退職に関する社内書類の提出期限や、引き継ぎを完了する予定日などです。
最終出勤日から逆算して予定を決めていくと、いつ頃から準備を始めればよいのか整理しやすくなります。
担当業務の引き継ぎを整理する
退職前の準備の中でも、時間がかかることがあるのが業務の引き継ぎです。
後任者が決まってから準備を始めるのではなく、自分が担当している仕事を早めに書き出しておくと、その後の引き継ぎを進めやすくなります。
現在担当している業務を書き出す
まずは、自分が行っている業務を一覧にしてみましょう。
毎日行う業務だけでなく、週次・月次で行っている作業、特定の時期だけ発生する業務なども確認します。
自分にとっては日常的な作業でも、後任者にとっては初めて行う仕事になる可能性があります。小さな作業も含めて一度書き出してみることがポイントです。
進行中の仕事を整理する
退職時点で完了していない仕事がある場合は、現在どこまで進んでいるのかを整理します。
案件名や現在の状況、次に行うこと、期限、関係する担当者などをまとめておくと、引き継ぐ情報を確認しやすくなります。
取引先とのやり取りがある場合は、過去の経緯や今後予定されている対応についても、社内のルールに沿って共有できるよう整理しましょう。
定期的に発生する仕事も確認する
毎月の集計や定期報告など、退職する時点では発生していなくても、後から必要になる業務があります。
年間のスケジュールや過去の予定表などを見返し、今後発生する業務がないか確認してみましょう。
「毎月○日頃」「年に一度○月に実施」など、実施する時期もあわせて整理しておくと引き継ぎ資料へまとめやすくなります。
引き継ぎ資料を作成する
担当業務を整理したら、必要に応じて引き継ぎ資料を作成します。
資料の形式が会社で決められている場合は、その形式に沿って作成しましょう。特に指定がない場合でも、後から確認する人が内容を把握できるように整理することが大切です。
業務の目的と手順をまとめる
引き継ぎ資料には、作業手順だけではなく、「何のために行う業務なのか」も簡潔に記載しておくと内容を理解しやすくなります。
使用する社内システム、保存場所、確認する資料など、業務を進める際に必要となる情報も整理します。
ただし、パスワードなどの認証情報については資料へそのまま記載せず、勤務先で定められた方法に従って取り扱いましょう。
関係者や問い合わせ先を整理する
業務によっては、社内の別部署や取引先などと連絡を取りながら進めることがあります。
誰と連携する仕事なのか、社内ではどの部署へ確認するのかなど、業務上必要となる関係者を整理しておきましょう。
個人の連絡先などを勝手に共有するのではなく、会社で管理されている連絡先や情報を使用することが基本です。
後任者への説明スケジュールを考える
後任者が決まっている場合は、資料を渡すだけではなく、必要に応じて業務内容を説明する時間を設けます。
最終出勤日の直前にまとめて説明するのではなく、業務量に応じてスケジュールを考えてみましょう。
優先度の高い業務から説明する
すべての業務を同じ順番で説明するのではなく、退職後すぐに対応が必要になる仕事から確認する方法があります。
期限が近い案件や日常的に行う業務など、後任者が早い段階で担当するものを確認しておきましょう。
説明する順番を整理しておくことで、限られた期間の中でも引き継ぐ内容を把握しやすくなります。
質問を確認する時間も考えておく
一度説明しただけでは分からないことが出てくる場合もあります。
可能であれば、後任者が実際に業務を確認した後に、質問できる時間を設ける方法もあります。
最終出勤日までの期間を確認しながら、説明と確認の時間を含めた引き継ぎスケジュールを整理してみましょう。
会社から借りているものを確認する
退職前には、会社から貸与されているものを確認し、指定された方法で返却します。
最終出勤日になってから不足に気づかないよう、早めに一覧を確認しておきましょう。
主な貸与品を書き出す
社員証、入館証、名札、制服、パソコン、スマートフォン、鍵など、会社から借りているものがないか確認します。
在宅勤務をしている場合は、モニターや周辺機器などを自宅で使用していることもあります。会社から支給・貸与されたものを改めて確認してみましょう。
返却するものが分からない場合は、総務や人事などの担当部署へ確認する方法があります。
返却するタイミングと方法を確認する
貸与品によっては、最終出勤日まで使用するものと、それ以前に返却できるものがあります。
例えば、業務で使用するパソコンや社員証などは、最終出勤日まで必要になる場合があります。
何をいつ、どこへ返却するのか、勤務先から案内された内容を確認しておきましょう。
デスクやロッカーの私物を整理する
退職日が近づいたら、職場に置いている私物も少しずつ整理していきます。
最終出勤日にまとめて持ち帰ろうとすると荷物が多くなることもあるため、業務に必要のないものから整理する方法があります。
私物と会社の備品を区別する
デスクやロッカーを整理するときは、自分で購入した私物と会社の備品を区別しましょう。
文房具や書籍など、自分のものか会社のものか分からない場合は、自己判断で持ち帰らず確認します。
会社から提供された備品については、勤務先のルールに沿って取り扱いましょう。
書類を勝手に持ち帰らない
自分が作成した資料であっても、業務上作成した書類やデータには会社の情報が含まれている場合があります。
今後の参考にしたいという理由で、社内資料や顧客情報などを個人で持ち帰ったり保存したりすることは避けましょう。
必要な書類の処分方法についても、会社の情報管理ルールを確認します。
パソコンや業務データを整理する
退職前には、業務で使用しているパソコンや共有フォルダなどのデータについて整理を求められる場合があります。
どのデータを残すのか、どのように引き継ぐのかについては、勤務先のルールや担当者からの指示を確認しましょう。
業務データの保存場所を確認する
自分だけが使用しているフォルダなどに業務上必要なデータが保存されている場合は、退職後も社内で確認できる状態になっているかを確認します。
必要に応じて、会社指定の共有フォルダなどへ整理することも考えられます。
ファイル名や保存場所を引き継ぎ資料に記載しておくと、後任者が必要な情報を探す際の参考になります。
自分の判断でデータを削除しない
退職するからといって、使用していたパソコン内のデータをまとめて削除してよいとは限りません。
業務記録やメールなどが会社で必要になる場合もあるため、データの削除や初期化については会社からの指示を確認します。
一方で、会社の端末に個人的な情報を保存している場合は、その取り扱いについて勤務先のルールを確認したうえで対応しましょう。
社内への退職挨拶について確認する
退職することを社内へどのタイミングで伝えるのかは、職場によって異なります。
自分で周囲へ伝える前に、上司などへ周知する時期や方法を確認しておきましょう。
周知のタイミングを上司と確認する
退職日が決まっていても、すぐにすべての社員へ伝えるとは限りません。
後任者の決定や人員配置などの都合から、会社側で周知するタイミングを考えている場合もあります。
「いつから同僚へ伝えてよいのか」を確認したうえで、必要な挨拶を行いましょう。
退職挨拶は簡潔にまとめる
社内で退職の挨拶をする場合は、これまでお世話になったことへの感謝などを簡潔に伝える方法があります。
退職理由について詳しく説明する必要がない場合は、自分が話せる範囲にとどめます。
退職に至った経緯や職場への不満などを挨拶の中で詳しく話すのではなく、必要な内容を整理して伝えましょう。
取引先への挨拶と引き継ぎを確認する
顧客や取引先を担当している場合は、退職に伴う連絡が必要になることがあります。
ただし、自分の判断だけで退職を伝えるのではなく、上司や会社と連絡する時期・方法を確認しましょう。
後任者の紹介方法を確認する
後任者が決まっている場合は、退職の挨拶とあわせて紹介することがあります。
メールで連絡するのか、訪問やオンラインで挨拶するのかなど、会社の方針や取引先との関係に合わせて確認します。
進行中の仕事がある場合は、後任者がその後の対応を把握できるよう、社内で情報を共有しておきましょう。
個人の連絡先を案内するかは慎重に考える
退職後も連絡できるように、自分の個人的な電話番号やメールアドレスを取引先へ伝えようと考える場合もあるかもしれません。
しかし、退職後の業務連絡については後任者や会社が対応することが基本となるため、個人の連絡先を案内する必要があるかは慎重に考えましょう。
取引先から今後の連絡方法を聞かれた場合は、後任者や会社の窓口を案内できるよう確認しておく方法があります。
有給休暇を取得する場合は予定を整理する
退職前に有給休暇の取得を予定している場合は、引き継ぎや貸与品の返却とのスケジュールを確認します。
有給休暇に入ってから対応が必要なことに気づかないよう、最終出勤日までに行うことを整理しておきましょう。
最終出勤日までに終えることを確認する
有給休暇の取得期間がある場合は、実際に職場で対応できる期間が退職日よりも早く終了します。
引き継ぎ、取引先への挨拶、会社で行う手続きなどについて、最終出勤日までに対応する必要があるものを確認しましょう。
貸与品についても、最終出勤日に返却するものと別の方法で返却するものがないか確認します。
会社からの連絡方法を確認する
最終出勤日から退職日まで期間がある場合は、その間に会社から事務手続きなどについて連絡が入る可能性もあります。
必要に応じて、会社からの連絡をどのように受け取るのか確認しておきましょう。
退職後の書類送付などに使用する住所や連絡先についても、登録内容に変更がないか確認しておくとよいでしょう。
退職時に受け取る書類を確認する
退職後の手続きや転職先への提出などで、勤務先から発行される書類が必要になることがあります。
書類によって受け取る時期や必要となる場面が異なるため、自分に関係するものを事前に確認しておきましょう。
源泉徴収票を確認する
源泉徴収票は、その年に勤務先から支払われた給与や源泉徴収された所得税などが記載された書類です。
年内に別の会社へ転職する場合は、転職先での年末調整に使用することがあります。また、状況によっては自分で確定申告を行う際に内容を確認することもあります。
退職後に発行される場合もあるため、受け取り方法や送付先を確認しておきましょう。
雇用保険に関する書類を確認する
雇用保険に加入していた場合は、雇用保険被保険者証などを確認しておきましょう。
退職後すぐに別の会社へ入社する場合は、転職先で雇用保険の手続きを行う際に必要な情報となることがあります。
会社で保管されているのか、自分で保管しているのか分からない場合は、退職前に担当部署へ確認しておくとよいでしょう。
離職票が必要になるか確認する
退職後に雇用保険の基本手当の手続きを検討する場合などには、離職票が必要になることがあります。
退職後すぐに転職する場合など、状況によって必要性が異なるため、自分の場合に発行が必要か確認しておきましょう。
発行や受け取り方法について不明な場合は、勤務先の担当部署などへ確認します。
健康保険に関する予定を確認する
退職すると、勤務先で加入していた健康保険についても変更が生じます。
次の会社への入社まで期間がある場合などは、退職後の健康保険をどうするのか確認しておきましょう。
退職後の状況に合わせて確認する
退職後の健康保険については、次の勤務先の健康保険へ加入する場合のほか、国民健康保険や現在加入している健康保険の任意継続などを検討するケースがあります。
加入できる制度や手続きの期限などは状況によって異なるため、加入している健康保険の保険者や自治体などの案内を確認しましょう。
次の会社への入社日が決まっている場合は、退職日との間に期間があるかについても確認しておきます。
資格確認書などの扱いを確認する
勤務先から健康保険に関する資格確認書などが交付されている場合は、退職時の取り扱いについて確認します。
返却が必要となるものがある場合は、会社から案内された方法や期限に沿って対応しましょう。
自分だけでなく扶養している家族に関係するものがある場合も、あわせて確認しておくとよいでしょう。
年金や住民税などについても確認しておく
退職後の状況によっては、年金や住民税などについても手続きや支払い方法が変わる場合があります。
次の勤務先へすぐ入社する場合と、一定期間空く場合では対応が異なることがあるため、自分の予定と照らし合わせて確認しましょう。
年金の手続きが必要か確認する
退職後すぐに厚生年金へ加入する勤務先で働かない場合は、国民年金への切り替えなどが必要になることがあります。
自分の状況でどのような手続きが必要になるのか、年金事務所や自治体などの案内を確認しておきましょう。
配偶者の扶養に入る予定がある場合なども、必要な手続きについて確認します。
住民税の支払い方法を確認する
会社員の場合、住民税が給与から差し引かれていることがあります。退職時期などによって、退職後の支払い方法が変わる場合があります。
退職後にどのような方法で支払うことになるのか分からない場合は、勤務先の給与担当者や自治体などへ確認しましょう。
退職後の支出を考える際にも、税金や社会保険に関する予定を確認しておくと資金計画を整理しやすくなります。
最終出勤日に確認することを整理する
最終出勤日が近づいたら、これまで準備してきた内容に漏れがないか改めて確認しましょう。
引き継ぎだけではなく、貸与品や私物、社内手続きなども含めてチェックします。
引き継ぎの最終確認をする
進行中の仕事について、最新の状況が後任者や上司へ共有されているか確認します。
引き継ぎ資料を早い段階で作成していた場合は、その後に状況が変わっている可能性もあるため、内容を更新しておきましょう。
後任者から質問がある場合は、在籍中に確認できる範囲で対応します。
返却物と私物を確認する
社員証やパソコン、鍵など、返却する予定の貸与品がそろっているか確認します。
デスクやロッカーについても見直し、私物を残していないか確認しましょう。
返却方法が分からないものについては、最終出勤日前に担当部署へ確認しておくと対応しやすくなります。
退職後の連絡先を確認する
源泉徴収票などが退職後に郵送される場合は、会社に登録されている住所が現在の住所と一致しているか確認します。
引っ越しを予定している場合は、必要に応じて勤務先へ送付先について相談しましょう。
退職後に会社へ確認事項が発生した場合に備えて、人事や総務などの問い合わせ先についても確認しておく方法があります。
退職前にやることを最終チェックしよう
ここまでの内容をもとに、自分に必要な項目をチェックしてみましょう。
業務に関するチェック項目
担当業務の一覧を作成したか、進行中の仕事を整理したか、引き継ぎ資料を作成したか、後任者への説明を行ったかを確認します。
取引先への連絡が必要な場合は、上司と相談したうえで挨拶や後任者の紹介が済んでいるかも確認しましょう。
会社への返却・手続きに関するチェック項目
社員証、パソコン、スマートフォン、制服、鍵など、自分に該当する貸与品を確認します。
退職に関する社内書類の提出、デスクやロッカーの整理、会社で管理されているデータの引き継ぎなどについても見直しましょう。
退職後に関するチェック項目
源泉徴収票などの受け取り方法、雇用保険に関する書類、健康保険、年金、住民税など、自分に関係する項目を確認します。
転職先が決まっている場合は、入社日や提出書類についても確認しておきましょう。
退職後すぐに転職しない場合は、必要となる公的手続きについて関係機関の案内を確認しておくことも大切です。
退職準備は時系列で整理して進めよう
退職前には、引き継ぎ、貸与品の返却、書類の確認、退職後に向けた準備など、さまざまな対応が発生します。
まずは退職日と最終出勤日を確認し、そこから逆算して「いつまでに何をするのか」を整理してみましょう。
特に引き継ぎは時間がかかることもあるため、担当業務や進行中の仕事を早めに書き出しておくと準備を進めやすくなります。
また、会社から借りているものや業務データについては、自分の判断だけで処分・持ち出しなどを行わず、勤務先のルールを確認して対応しましょう。
退職に必要な手続きは、勤務先や退職後の状況によって異なります。一般的なチェック項目を参考にしながら、会社や関係機関から案内された内容を加え、自分用の退職前チェックリストとして整理してみてください。
